sábado, 26 de enero de 2013

LA COMUNICACIÓN ESCRITA

    IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

    INTRODUCCION

    En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicación. Se nos exige en todas partes: en la escuela, en el trabajo y en múltiples actividades cotidianas.
            La comunicación es como la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicación es cada uno de ellos.
            Lo que nos proponemos aquí entonces, es ofrecer los medio para acercarse hacia ese conocimiento, un poco más orientado a la comunicación escrita. Dado que ésta no más que un instrumento, vamos a intentar aprender a manejarlos a fin de poder emplear mejor nuestros conocimientos de redacción.
            El trabajo ha sido concebido también, pensando en un grupo de alumnos y personas, sin embargo, no descartamos nosotros como estudiantes la posibilidad de una utilización autodidacta. Consideramos que tiene elementos suficientes para entenderse perfectamente bien.
            El trabajo se compone de temas que forman parte de la comunicación escrita, en estos se integran los aspectos más relevantes y relativos a formatos comunes de mencionado tipo de comunicación. Aunque tradicionalmente estos aspectos de un carácter sencillo, la experiencia nos ha demostrado que  es difícil su dominio y se hacen difíciles incluso en trabajos de carácter profesional.

    VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

    1. Ventajas de la Comunicación Escrita.
    La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.
    Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar  y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.
    Se Registra la Información.
    Es Fuente de Consulta.  Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.
    Desventajas de la Comunicación Escrita.
    No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la iteractividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.
    Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.
    Baja el Nivel de Interdependencia.
    Fomenta el Aislamiento.

    2. Características de la Comunicación escrita.
    A. Claridad.
     Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia.
    Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que de lugar a dudas.
    B. Precisión.
            Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.
    C. Síntesis.
            En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo mas importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.
    D. Naturalidad.
            Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o mas habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
    E. Cortesía.
            Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.

    3. Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita.
    Rudyard Kipling.
    La comunicación escrita precisa una estructura para alcanzar las características de claridad, objetividad y concreción. La escritura representa a la comunicación, lo que el esqueleto para un organismo vivo vertebrado, es decir, existen varios métodos para acondicionar el contenido en función de un propósito determinado, orientación que conduce a la unidad de la comunicación. El método más elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica en la información periodística, y su propósito consiste en integrar en un todo armónico los elementos dispersos.
    Para que toda información resulte completa debe responder a las siguientes preguntas:
    ¿Qué? (el  suceso).
    ¿Quién? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la información).
    ¿Cómo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas).
    ¿Dónde? (lugar de los hechos).
    ¿Cuándo? (tiempo).
    ¿Por qué? (explicación de causa).
    El empleo de estas preguntas se conoce también  como método estructural Wh , en virtud de que las palabras en inglés utilizadas originalmente en su planteamiento, comienzan con las letras wh (what?, who?, whom?, where?, when?, why?).

    Marshall MacLuhan.
    Otro de los métodos estructurales para integrar la comunicación  escrita es el de Marshall McLuhan. En este método, primero se identifica al objeto o situación sobre la que se va a escribir. Una vez ubicado el objeto, identificado y delimitado para que no existan posibilidades de equívocos o distorsiones, el objeto se “refiere a”, esto es, se le asignan las posibles relaciones que pueda tener con otro objeto u objetos, situación o situaciones, hechos o circunstancias. “Identificado el objeto” y “referido a”, se procede a fundamentar la tesis, posición, postura o planteamiento central, unidos entre sí argumentos, juicios e ideas. Terminada la estructuración  del planteamiento o tesis, se pasa a elaborar las conclusiones. En consecuencia, las fases básicas del método estructural de McLuhan podemos enlistarlas de la siguiente manera:
    Identificación del objeto;
    Referirlo a...,
    Estructuración de la tesis o planteamiento ; y, 
    Conclusiones.

    4. Formatos más Usuales en la Comunicación Administrativa.

    Carta Comercial.
    Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.
            La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
            Hay normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo.
            Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:
    Membrete. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta.
    Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del día, mes y año en que se escribe.
    Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo.
    Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.
    Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión.
    Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.
    Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.
    Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. 
    Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma.
    Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo.
    Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).
    Referencias Finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta.

    Memorándum.
    En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
            La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.
            Los elementos de memorándum son los siguientes:
    Membrete
    La palabra memorándum centrada
    Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
    Fecha
    Dirección
    Texto
    Despedida
    Antefirma
    Firma
    Referencias finales.
    Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
    Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.
           Circular.
    La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
    La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.
    Los elementos que componen a la circular son:
    Membrete
    La palabra circular centrada en la parte superior del papel
    Número o clasificación ; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.
    Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
    Fecha
    Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
    Texto
    Despedida
    Antefirma
    Firma
    Referencias finales
    La circular puede ser interna y externa.

     
    Memoparte.
    EL recado o memoparte es la manifestación mas elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
            Su estructura responde a la necesidad de un comunicación rápida, mediante la cual el receptor puede actuar en razón del contenido . por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto, bien estructurado, no puede restarse a equívocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia, acuerdo, información. Un ejemplo muy representativo es la anotación de la secretaria para informar a su jefe la reseña de una conversación telefónica.
    Minuta.
    La  minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.
            El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e información escrita que tiene destino externo), así como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación escrita en un determinado periodo  y se puedan hacer consultas en función de la fecha de expedición.
            La referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para contar con información que permita identificar la documentación escrita.
            El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:
    Minuta de la sesión de trabajo.
    Lugar de la reunión (despacho del director x).
    Fecha de la sesión (día, mes y año).
    Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).
    Objetivo de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando).

    Acta.
    El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.  En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.
            Contiene, entre otros, los datos siguientes, básicos:  ciudad, hora, fecha (día, mes y año), lugar (calle, número y colonia), nombre del organismo, relación de asistentes, objeto de la reunión, orden del día y narración breve, sintética y objetiva de lo acontecido, señalando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, así como la forma en que lo exponen; relación secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente, señalamiento de la hora en que termina la reunión.
            Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesión, y del secretario que lo asiste o en caso de no haberse hecho éstas asignaciones, las firmas de los asistentes).
            Cuando el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe pública, es necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su firma.
            Por disposición de algunas leyes, determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto.
            El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comúnmente es utilizado para las actas:
    En la ciudad de _______, siendo las _____ horas del día _____ del mes ________ del año _____, y en el local que ocupan las oficinas de _________, ubicado en________ del edificio número ______ de la calle __________; colonia _________, se reunieron los señores: ___________________, con el carácter, respectivamente, de ______________, previa cita (o convocatoria) que se expidió __________, para el tratamiento del asunto siguiente: _______________.  En uso de la palabra, el señor _________ manifestó _______________ (relación de hechos).

    Registro de la intervención sucesiva de otras personas.
    Determinación que se adopta, en su caso.
    Para finalizar, el señor __________, que actúa como secretaria, dio lectura al acta, misma que fue aprobada en sus términos por los comparecientes, que firman al margen y alcance de este instrumento para constancia de su conformidad.

    Informe.
    Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
    Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿Quién lo va a hacer? Y ¿Qué uso va a tener?. Los lectores podrían ser: colegas técnicos, especialistas en actividades técnicas relacionadas. Gerencia de línea, administradores y/o profanos (todas las personas que no entran en las anteriores categorías).
    Los posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el interés, reservarlo para uso futuro.
    De una manera general podemos decir que existe dos tipos de informe: el Informe Administrativo y el Informe Científico.
    INFORME ADMINISTRATIVO.
            El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas.
            Estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada años, etc.) o de forma esporádica, respondiendo a la necesidad de información de un superior. Este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema, si es que existe.
            En el anexo final de este trabajo se encuentra el esquema general de un informe (Modelo No. 6).
    INFORME CIENTIFICO.
            Este tipo de informe se caracteriza por ser detallado y por lo general extenso, por lo que consta de varias partes para lograr su cometido.
            El informe científico se emplea dentro del ámbito de la ciencia y particularmente en los sectores educativos para la difusión de métodos de investigación y resultados de investigaciones para que puedan ser sometidos a juicios públicos.
            En su redacción deben de emplear un lenguaje sencillo, las exposiciones deben ser objetivas y se deben eliminar toda gama de adjetivos que pudieran inducir a la aceptación de una tesis o de una teoría.

    Oficio.
    Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como.  sociedades, sindicatos, clubes y otras.
            El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
    En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos:  nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.
    En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo.  Por tanto, la síntesis que se hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que está destinado.
    En que sustituye en el elemento que contiene el nombre, las expresiones:  señor, señora o señorita, por la de ciudadano o ciudadana  abreviados, en singular C. y en plural CC.,  dentro de los oficios del gobierno, o compañero o compañera,  en los sindicatos o clubes.
    En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas.
    En que, al final, y después de la frase o término de despedida, se escribe el lema oficial del gobierno, o de la institución respectiva.  El lema oficial del gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO.  NO REELECCIÓN que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de diferente dependencia y que no dependan de la que expide el oficio.
    En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre.  Por ejemplo:  El Oficial Mayor, y, separándolo con cuatro interlíneas, el nombre del firmante.
    ELEMENTOS DEL OFICIO.
    El membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta, en el punto 15.
    Las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente.  Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala.
    El asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo.  Se escribe también en el 40, separado de las referencias por cuatro interlíneas
    La fecha, que comprende: ciudad, estado, día, mes y año.  Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto.
    El destinatario, que comprende  tres partes:  el nombre de la persona a quien se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a éste el código postal.  Separado de la fecha por cuatro interlíneas.
    Los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario.
    El texto o cuerpo del oficio,  entre los márgenes 50 y 75.
    La despedida, escrita en los puntos 25 ó 40.
    El lema, escrito en el punto 40.
    La antefirma, en el punto 40.
    El nombre del firmante, en el punto 40.
    Los datos finales:  anexo, c.c.p. y referencias,  como en la carta; pero escritos en el margen 20.
    ESTRUCTURA O DISTRIBUCIÓN
    Los márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).
    La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relación con la extensión mecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate.
    Las sangrías para iniciar párrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.
    Algunos tipos de oficios son:
    Oficio de Correspondencia Exterior.  Se denomina de correspondencia exterior, porque el oficio se dirige a una persona ajena a la dependencia que remite el oficio.
    Oficio Inicial de Correspondencia Interior. Se le llama inicial, porque con él se principia el trámite de un asunto; es de correspondencia interior, porque tanto el firmante como la persona a quién se dirige, pertenecen a una misma dependencia.
    Oficio de Respuesta, de Correspondencia Interior.  Se le llama de respuesta, por referirse a un asunto ya iniciado; en estos casos siempre debe indicarse el antecedente, en le lugar de las referencias iniciales.
    Oficio con Párrafos Clasificados.  Significa que el oficio se refiere a varios asuntos, y que, para mayor claridad, cada uno se trata en un párrafo especial, que se inicia con un título apropiado.
    Oficio de Inserción de Texto.  Quiere decir, que dentro de las ideas que se exponen en el texto del oficio, se intercala literalmente, una parte o un todo, de otro escrito.  La cita literal debe encerrarse entre comillas y destacarse.
            Para observar el formato general y un caso práctico de este documento, sírvase pasar al modelo No. 7  y 7 bis respectivamente en el anexo de este trabajo.
    Orden del día.
    Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o puntos que se trataran durante las mismas. Sirve para formalizar un secuencia o tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre los que se intercambiaran puntos de vista. Evita la dispersión temática, facilita la disciplina y centra la atención en los asuntos trascendentes.
     

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